En la era digital, los datos son uno de los activos más valiosos de cualquier empresa o profesional. Con la creciente cantidad de amenazas cibernéticas y filtraciones, es fundamental contar con una estrategia sólida de protección. Afortunadamente, Microsoft 365 ofrece potentes herramientas de seguridad como cifrado, control de permisos y protección avanzada para asegurar tus archivos.
Aquí te explicamos cómo proteger documentos, carpetas y correos electrónicos usando las funciones nativas de Microsoft 365.
¿Qué es el cifrado en Microsoft 365?
El cifrado es una técnica de seguridad que convierte tus datos en un formato ilegible para personas no autorizadas. En Microsoft 365, todos los archivos que subes a OneDrive, SharePoint o Teams se cifran automáticamente tanto en tránsito (cuando viajan por internet) como en reposo (cuando están almacenados).
Además, puedes usar Microsoft Purview Information Protection (antes Azure Information Protection) para aplicar cifrado personalizado en documentos sensibles como contratos, facturas o reportes confidenciales.
Control de permisos y accesos
Además del cifrado, puedes definir con exactitud quién puede ver, editar, descargar o reenviar un archivo.
Herramientas clave:
OneDrive y SharePoint: ajusta permisos por persona, grupo o dominio.
Teams: controla qué archivos se comparten en canales o chats.
Outlook: envía correos cifrados y restringe el reenvío con un clic.
Puedes incluso configurar accesos con fecha de expiración, contraseñas para archivos compartidos y ver historial de actividad por documento.
Automatización con etiquetas de sensibilidad
Con Microsoft 365, puedes usar etiquetas de sensibilidad (Sensitivity Labels) para proteger archivos de forma automática:
Asigna etiquetas como “Confidencial”, “Público”, “Solo interno”.
Las etiquetas pueden forzar cifrado, marcas de agua, bloqueos de impresión o reenvío.
Se aplican en Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SharePoint, Teams, etc.
Esto permite a tu equipo trabajar con libertad, sin descuidar la seguridad, gracias a reglas automatizadas que se aplican sin intervención humana.
¿Qué más puedes hacer?
Autenticación multifactor (MFA): obliga a usar doble verificación para acceder a archivos y cuentas.
Control de versiones: recupera versiones anteriores en caso de errores o ataques.
Detección de amenazas: con Microsoft Defender, se detectan accesos sospechosos o ransomware en tus archivos.
Auditoría: accede a logs de acceso para saber quién vio o modificó cada documento.
Recomendaciones para proteger tu información
Activa MFA en todas las cuentas de tu organización.
Revisa los permisos de tus carpetas compartidas periódicamente.
Usa etiquetas de sensibilidad en documentos legales o estratégicos.
Educa a tu equipo sobre buenas prácticas de seguridad digital.
Considera el uso de IRM (Information Rights Management) si trabajas con información crítica.
Conclusión
Microsoft 365 te brinda todas las herramientas necesarias para proteger tu información sensible, sin necesidad de soluciones externas. Desde cifrado automático hasta control granular de accesos y auditorías, puedes asegurar tus archivos, correos y documentos de forma profesional y escalable.
En un entorno donde la seguridad ya no es opcional, implementar estas medidas es clave para proteger tu negocio, tu reputación y a tus clientes.
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