Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate es una herramienta la cual nos permite simplificar y facilitar las tareas repetitivas , tediosas o cotidianas mediante automatizaciones con Power Automate

automatizaciones con Power Automate

¿Qué es Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate es una plataforma basada en la nube que permite a los usuarios crear y automatizar flujos de trabajo entre sus aplicaciones y servicios favoritos para sincronizar archivos, obtener notificaciones, recopilar datos y mucho más. La herramienta se integra perfectamente con la suite de  Microsoft: Office 365, Planner , Teams , Outlook , etc.

Automatización de Flujos de Trabajo

Power Automate permite la automatización de una variedad de flujos de trabajo empresariales, desde simples tareas individuales hasta complejos procesos de negocio. Los flujos de trabajo pueden desencadenarse automáticamente basándose en eventos específicos, como la recepción de un correo electrónico o la actualización de un archivo en SharePoint.

Tipos de automatizaciones con Power Automate

Power Automate es una herramienta de Microsoft que permite automatizar tareas repetitivas y procesos de aprobación. Existen dos tipos principales de automatización disponibles en Power Automate:

Automatización de Procesos Digitales (DPA) basada en API: Flujos de Nube:

Estos flujos permiten automatizar procesos en más de 380 aplicaciones utilizando conectores basados en API permitiendo una conexión perfecta con los conectores así teniendo seguridad que la entrada y ejecución de datos va a ser correcta. Por ejemplo, puedes utilizar los conectores para SharePoint y tu programa de correo electrónico para automatizar el proceso de agregar un nuevo elemento a una lista de SharePoint cuando recibes un correo electrónico que tiene una línea de asunto específica.

Dentro de las flujos mediante la nube están estos tipos:

Flujos Automatizados: Se desencadenan por un evento, como la llegada de un correo electrónico de una persona específica.

Flujos Instantáneos
: Inician una automatización con un clic de un botón. Por ejemplo, puedes enviar instantáneamente un recordatorio al equipo con solo presionar un botón desde tu dispositivo móvil.

Flujos Programados: Permiten programar una automatizaciones, como la carga diaria de datos a SharePoint o una base de datos.

Flujos de Proceso de Negocio: Ofrecen una guía para que los usuarios realicen su trabajo. Proporcionan una experiencia de usuario simplificada que dirige a los usuarios a través de los procesos que haya definido su organización.

Automatización de Procesos Robóticos (RPA) basada en Interfaz de Usuario: Flujos de Escritorio

Estos flujos permiten automatizar tareas en aplicaciones web o de escritorio, incluso en sistemas más antiguos que no tienen una API. Con la RPA, automatizas las aplicaciones enseñando a Power Automate a imitar los movimientos del mouse y las entradas del teclado de una persona.

automatizaciones con Power Automate

Aquí hay ejemplos de las automatizaciones con Power Automate más practicas y más usadas en todo tipo de empresas:

  1. Automatización de correos electrónicos:

    Notificación de nuevos correos: Configura un flujo que envíe una notificación a tu teléfono cada vez que recibas un correo electrónico importante.
    Archivado automático: Mueve automáticamente los correos electrónicos a carpetas específicas basadas en criterios como el remitente o las palabras clave del asunto.

  2. Gestión de tareas y proyectos:

    Sincronización de tareas: Cuando se crea una tarea en Microsoft To-Do, se agrega automáticamente a una lista de tareas en Planner.
    Recordatorios de tareas: Envía recordatorios diarios o semanales sobre las tareas pendientes en aplicaciones como Planner o Microsoft To-Do.

  3. Manejo de archivos y documentos:

    Copia de seguridad automática: Cada vez que se agrega un archivo a una carpeta específica en OneDrive, se copia automáticamente a otra carpeta en SharePoint.
    Aprobación de documentos: Crea un flujo de aprobación donde se notifique a un supervisor cada vez que un documento es subido a SharePoint, y el supervisor pueda aprobarlo o rechazarlo.

  4. Automatización en redes sociales:

    Publicación automática: Publica automáticamente actualizaciones en redes sociales como Twitter o LinkedIn cuando se publica un nuevo artículo en un blog.
    Monitoreo de menciones: Recibe notificaciones cada vez que tu empresa es mencionada en Twitter.

  5. Integraciones con sistemas CRM:

    Gestión de clientes potenciales: Agrega automáticamente clientes potenciales a Dynamics 365 cuando se recibe un nuevo formulario de contacto en tu sitio web.
    Seguimiento de ventas: Cuando se cierra una venta en Dynamics 365, se genera automáticamente una factura en una herramienta de facturación como QuickBooks.

  6. Automatización en recursos humanos:

    Onboarding de empleados: Automáticamente enviar correos electrónicos de bienvenida, agregar el nuevo empleado a grupos de Teams y asignarles tareas iniciales en Planner.
    Solicitud de vacaciones: Permitir a los empleados solicitar vacaciones a través de un formulario en SharePoint y enviar automáticamente la solicitud al supervisor correspondiente para su aprobación.

  7. Análisis y reportes:

    Recopilación de datos: Recopilar automáticamente datos de diferentes fuentes (como Excel, SharePoint, y bases de datos) y compilarlos en un informe semanal o mensual.
    Alertas de datos: Configurar alertas para cuando ciertos umbrales de datos se superen en Power BI, enviando notificaciones por correo electrónico o Teams.

  8. Servicio al cliente:

    Creación de tickets: Crear automáticamente un ticket en una herramienta de soporte al cliente como Zendesk o ServiceNow cuando se recibe un correo electrónico en una bandeja específica.
    Encuestas de satisfacción: Enviar automáticamente una encuesta de satisfacción al cliente después de que se cierra un ticket de soporte.

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